Dekanatssekretär*in (m/w/d)

• selbstständige Verwaltung, Organisation und Koordination des Sekretariats des Dekans
• allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Dekanat, wie bspw. Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Besucherverkehr) oder die Terminplanung oder die Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Akten und digitalen Datenbanken
• Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gremienarbeit
• Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und externen Partner*innen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Mitarbeit bei der Haushaltsführung (Bearbeitung von Rechnungen, Inventarisierung, Kontrolle der Ein- und Ausgaben)
• selbständige Abwicklung von Lehraufträgen und Vorbereitung der Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
• Mitarbeit in der Selbstverwaltung der Hochschule

• einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine gem. der Vereinbarung-VerwLG gleichwertig abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellte*n, zur*zum Fachangestellte*n für Bürokommunikation oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement – absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber
• Sie können sich auch bewerben, wenn Sie gem. § 8 der Vereinbarung-VerwLG von der Teilnahme am Verwaltungslehrgang I und der Prüfungspflicht befreit sind, z. B. wenn Sie einen Studiengang mit überwiegend verwaltungswissenschaftlichen, sozialwissenschaftlichen, politikwissenschaftlichen, wirtschaftswissenschaftlichen, gesundheitswirtschaftlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Inhalten abgeschlossen haben
• Erfahrungen in den o. g. Tätigkeiten
• versierter Umgang mit den MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook/Power Point)
• souveränes und freundliches Auftreten sowie ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• SAP-Kenntnisse
• wünschenswert sind Erfahrungen mit den Verwaltungsstrukturen einer Hochschule oder der öffentlichen Verwaltung

Sofern Sie über einen ausländischen Hochschulabschluss verfügen, weisen wir auf das Erfordernis einer Zeugnisbewertung in Langfassung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen hin: www.kmk.org/zeugnisbewertung

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im lebendigen Umfeld einer Hochschule
• einen ergonomisch und modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• eine tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine zusätzliche Altersversorgung durch die VBL
• Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle sowie Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Gesunde Ostfalia) und Teilnahme an unserem vielfältigen Hochschulsportprogramm
• Fortbildungsmöglichkeiten (z. B. HüW, ZeLL), Personalentwicklung sowie Bildungsurlaub
• Möchten Sie wissen, wie es ist, an der Ostfalia zu arbeiten? https://www.ostfalia.de/jobsundkarriere/